Claudia contro la macchina

Questa è una storia vera. I nomi delle persone sono stati cambiati.

Claudia è contenta

Ha un lavoro sicuro in un azienda solida. Lavora part-time e così ha anche tempo per la sua famiglia. Lavora per questa azienda da molti anni e ha molta esperienza. Claudia si occupa di verificare e archiviare i contratti che riceve dagli agenti e dalle filiali. Ha la responsabilità di arrivare puntuale alla fine del mese, con tutti i contratti archiviati per poter calcolare le provvigioni e pagare gli agenti.
Claudia è contenta e il capo di Claudia è contento.

La macchina

In azienda, parte un progetto per rendere più efficiente l'archiviazione dei contratti, con l'obiettivo di risparmiare il lavoro di una persona. Questa persona è la collega di Claudia. Il progetto prevede di programmare una macchina che legga automaticamente i contratti, li archivi e calcoli le provvigioni.

La macchina viene realizzata da una società esterna, che la programma, la mette a punto e la consegna. Un collega di Claudia collauda la macchina e firma il verbale di consegna, dichiarando che funziona alla perfezione.

L'incubo

La macchina viene installata nell'ufficio di Claudia e lei incomincia a usarla. Claudia scopre che la macchina non è affatto meravigliosa: infatti si rifiuta di accettare la metà dei contratti e li risputa. Se vuole arrivare puntuale e archiviare tutto entro la fine del mese, allora deve inserire a mano metà delle pratiche che arrivano e si deve fermare di più al lavoro.
Incomincia ad accumulare ore di straordinario, perché la macchina funziona solo a metà e il suo capo non è contento. La direzione ha dato al suo capo l'obiettivo di ridurre le ore di straordinario, che invece stanno aumentando. Gli agenti non sono contenti. Il loro compenso è vincolato all'archiviazione dei contratti e alcuni contratti vengono archiviati in ritardo.
Claudia soffre perché percepisce il risentimento del suo capo e degli agenti e si sente in colpa perché ha meno tempo per la sua famiglia.

Non è più un lavoro, è un incubo! Claudia cerca di spiegare che non è colpa sua, che è la macchina che non funziona bene. Bisogna chiamare la società che l'ha realizzata e farla sistemare oppure distruggerla! Ma il suo capo risponde che la macchina è stata collaudata dal suo collega e che funzionava benissimo e che comunque ci sarebbe bisogno di un budget aggiuntivo per coinvolgere il fornitore. Claudia deve smettere di lamentarsi e archiviare puntualmente i contratti senza fare lo straordinario.

La sfida

Finché un giorno, Stefania, la responsabile delle risorse umane, la contatta per comunicarle che è stata scelta per un progetto particolare. Non è costretta a partecipare, però le farebbe piacere se Claudia potesse parlare mezz'ora con i coordinatori del progetto per poi decidere cosa fare. Claudia ha già molto da fare, per colpa della maledetta macchina, ma non se la sente di dire di no e accetta di impegnare questa mezz'ora.

Il giorno della videochiamata, conosce i due coordinatori che le raccontano che il progetto serve per eliminare una cosa che le dà fastidio al lavoro e che la aiuteranno, insieme ad altri suoi colleghi. Ognuno sarà impegnato a risolvere il suo problema. C'è per caso qualcosa di cui lei vorrebbe liberarsi?

«Certo che c'è» pensa Claudia «la maledetta macchina!» E così decide di partecipare al progetto.

La partenza

Il giorno della partenza del programma, Claudia arriva in un'aula dove trova una decina di suoi colleghi e le due persone con cui aveva parlato prima di incominciare. Saluta e si trova un posto un po' defilato per evitare di attirare l'attenzione. Nel frattempo è arrivata una persona delle risorse umane che presenta il progetto e spiega che è importante per la direzione e che rappresenta un opportunità per ciascuno di loro. Ha sentito questo discorso un sacco di volte, ma le cose non sono mai molto cambiate per cui non ci crede molto.

Poi incomincia il progetto e si parla del perché ci sono ostacoli e problemi in azienda e i due formatori promettono di aiutarli tutti a cambiare qualcosa e a rimuovere almeno un problema. Dicono di averlo già fatto altre volte e Claudia non sa se concedergli il beneficio del dubbio. Ed ecco che distribuiscono dei grandi fogli con degli schemi disegnati e chiedono a tutti di scrivere l'elenco delle cose che li infastidiscono sul lavoro e che vorrebbero cambiare oppure eliminare.

Claudia dovrebbe scrivere una decina di cose che la infastidiscono, ma riesce solo a pensare alla macchina infernale. Solo facendo uno sforzo riesce a elencare quattro cose.

La soluzione

Tutti hanno scelto quale delle cose che hanno elencato vogliono cambiare oppure eliminare: possono scegliere una cosa sola. Per Claudia non è un problema e incomincia a seguire le istruzioni che hanno dato. Devono scrivere quali sono gli effetti del problema che hanno scelto e quali sono le cause che hanno portato alla situazione.

Claudia lo sa benissimo! È facile! Gli effetti sono che lei deve stare di più al lavoro e che i contratti vengono registrati in ritardo e la causa è la macchina che è stata messa lì per risparmiare tempo e fatica, ma che non funziona!

Finalmente è arrivato il momento di progettare la soluzione al problema. E Claudia elenca tutti i vantaggi e gli svantaggi della macchina automatica e scrive tutte le cose che si possono fare per cambiare la situazione e uscire dall'incubo. È molto contenta e soddisfatta perché le sono venute in mente delle idee brillanti e vederle tutte belle scritte la fa sentire bene. Si capisce facilmente perché sono delle buone idee e Claudia non vede l'ora di poterle mettere in pratica!
Sta incominciando a pensare che riuscirà davvero a togliersi dai piedi la macchina, tornare a casa all'orario giusto e a togliersi di dosso il capo e i gli agenti.

Resistenza al cambiamento

Adesso però non capisce che cosa vogliono fare! Hanno chiesto di mettere su una mappa tutte le persone che saranno interessate dai cambiamenti che lei vuole fare: chi sarà favorevole, chi sarà contrario, chi è dentro l'azienda e chi è fuori.
È un esercizio difficile e un po' sconfortante. Ci sono molte persone che non hanno nessuna intenzione di cambiare le cose e solo alcune che potrebbero essere favorevoli.

Chiedono anche di scegliere chi sono i personaggi più importanti, per poter mettere in pratica le sue nuove idee. Claudia sceglie: il suo capo, l'azienda che ha creato la macchina e gli agenti. Deve usare un foglio con disegnato un personaggio per ognuna delle persone che ha scelto. Deve scrivere cosa vogliono, quali sono i loro obiettivi, di cosa hanno paura ...

Mentre svolge questo compito, Claudia diventa sempre più pessimista e non crede più che sarà facile liberarsi della macchina. Lei non ha l'autorità per costringere le persone ad accettare di fare le cose che servono e non ha i soldi per pagare le modifiche alla macchina. Ha proprio paura che la sua soluzione resterà sulla carta!

Claudia lascia la prima giornata di progetto in aula un po' amareggiata. Anche se è contenta perché è riuscita a chiarire come potrebbe averla vinta sulla macchina, ha dei dubbi perché non crede che sarà possibile far accettare all'azienda una proposta di cambiamento. Le hanno dato come compito di rifinire il lavoro che ha fatto in aula per la settimana successiva perché i due formatori la contatteranno per discutere con lei i progressi fatti.

Sostenibilità economica

Sono passate due settimane dall'ultima aula di progetto. Claudia ha messo in ordine le cose che aveva fatto la volta precedente e ha trovato dei nuovi modi che potrebbero mettere a posto la macchina, ma non sa come potrà fare a mettere in atto le sue idee.

Questa sessione incomincia con una lezione sul punto di pareggio. Claudia impara a calcolare il costo di un ora del suo lavoro. Chiama un collega che conosce per capire il costo del lavoro di un fornitore IT. Durante la settimana ha capito che una parte dei problemi della macchina sono dovuti alla scarsa qualità dell'immagine dei contratti che le mandano gli agenti, quelli che hanno degli scanner vecchi. Così cerca su internet i prezzi degli scanner.

Con l'aiuto dei due formatori, Claudia calcola quante ore di lavoro potrebbero essere risparmiate se la macchina funzionasse come si deve e riesce a scoprire quanto risparmierebbe l'azienda in un anno: €14.000. Il suo collega ha stimato che l'intervento di modifica della macchina potrebbe costare €8.000 e la manutenzione annuale intorno ai €700. Per quando rigurada gli scanner nuovi, potrà fare in modo che siano pagati dagli agenti. Questo la fa sentire un po' meglio perché sa che è più facile fare succedere le cose in azienda, quando i numeri sono favorevoli.

Claudia è proprio soddisfatta perché prima non sapeva fare questi conteggi e pensava che fossero molto più difficili. Adesso che sa come fare potrebbe pensare di applicare questo ragionamento ad altre situazioni del suo lavoro.

Convincere

Adesso i due formatori hanno finito di spiegare una parte molto lunga: come convincere. Claudia è molto eccitata perché non aveva mai sentito prima le cose che hanno raccontato e mentre le dicevano le veniva in mente come poteva utilizzarle con suo figlio, con suo marito, con sua mamma e con il suo capo. Non aveva mai pensato a mettere le cose in quel modo quando voleva convincere gli altri e quello che aveva appena imparato cambiava tutto.

Ora però, toccava a lei. Doveva scrivere tutto il piano per convincere il suo capo ad approvare l'applicazione delle sue idee, dargli gli elementi per convincere il capo del suo capo e per convincere gli agenti a comprare degli scanner nuovi. Claudia fa una fatica del diavolo e deve fare tante correzioni. Controlla anche gli schemi dei personaggi principali per tenere presente che cosa vogliono, che cosa non vogliono e cosa li spaventa, come gli hanno detto di fare i due formatori, ma è comunque una faticaccia. Loro le correggono il piano più volte, ma Claudia è contenta perché è sempre più chiaro che sarà possibile convincere l'azienda a mettere mano alla macchina e liberarla dall'incubo.

I Decisori

Sono passate due settimane e Claudia ha lavorato a una presentazione che mette in pratica il suo piano per convincere l'azienda a mettere mano al problema della macchina. Ha fatto due videochiamate con i due formatori che l'hanno aiutata a mettere a posto il piano e la presentazione. Le era venuto anche qualche dubbio e ha scritto ai formatori che l'hanno aiutata a superare i momenti di blocco.

Claudia è agitata e ha un po' paura perché non sa se riuscirà a convincere il capo e per lei è importante che la macchina venga sistemata. In più, all'incontro sarà presente anche Stefania, la responsabile delle risorse umane che l'aveva invitata a partecipare al programma.

Nonostante tutti i dubbi però, l'incontro è andato benissimo. Il suo capo ha capito subito che la proposta di Claudia gli avrebbe permesso di diminuire le ore di straordinario, che è uno degli obiettivi che gli ha dato l'azienda. Così ha accettato di mettere in pratica la sua proposta per sistemare la macchina e nel giro di qualche mese avranno finito.

Claudia è sollevata e vede la fine dell'incubo. Potrà smettere di fare ore di straordinario e occuparsi della sua famiglia come desidera e gli agenti e il suo capo smetteranno di avercela con lei. Anzi, le è sembrato che ora il suo capo la consideri in modo diverso e anche lei si sente diversa più sicura perché è riuscita a convincere l'azienda a cambiare!

Conclusioni

Claudia era demoralizzata e aveva preso le distanze dal suo lavoro che non la coinvolgeva più. Anzi, la sua situazione sul lavoro la faceva soffrire e stava diventando insopportabile. Claudia aveva perso la speranza e andava al lavoro ogni giorno sentendo un peso. Questa situazione non poteva fare altro che peggiorare con tensioni crescenti con il suo capo e gli agenti

Partecipando al progetto Re-Powering, Claudia ha scoperto di avere la capacità di cambiare le cose, di prendere l'iniziativa e di convincere l'azienda a cambiare. Claudia è riuscita a risolvere il suo problema, grazie al suo impegno, l'esperienza e la creatività. Ha seguito un metodo, ma nessuno le ha detto come superare il suo problema, ha fatto tutto lei.Claudia ha prodotto un vantaggio economico per l'azienda di €6.000 per il primo anno e di €58.000 su cinque anni. Soprattutto ha recuperato motivazione nei confronti del suo lavoro e si è tolta di dosso un peso. Questo ha migliorato le relazioni con il suo responsabile e il clima nel suo ufficio.

L'azienda, un importante gruppo bancario Italiano, ha recuperato una persona con anni di esperienza, ha recuperato produttività e ha deciso di far partecipare Claudia ad un percorso per imparare a trasferire le proprie conoscenze ai colleghi, sopratto quelli più giovani. Claudia ha imparato che cambiare è difficile, ma possibile con l'impegno, la testa e il rispetto delle necessità degli altri e potrà condividere la sua esperienza.

I due formatori che si sono presi cura di Caudia e che sono orgogliosi di quello che è riuscita a fare siamo Alessando Poerio ed io. Se desideri che anche le tue persone possano fare la stessa esperienza di Claudia, contattaci. Non perdere tempo perché la demotivazione e la rassegnazione sono contagiosi e prima te ne occupi meno danni fanno.